Op maandag 18 januari 2016 verliep de gemeenteraad voor de eerste keer volledig digitaal dankzij het gebruik van het webplatform eDecision. eDecision is ontwikkeld door Green Valley en Lummen is de eerste gemeente waar het platform operationeel is via het raamcontract van de Limburgse Opdrachtencentrale Nuhma.

Alle terugkerende vergaderingen zullen voortaan digitaal verlopen, in eerst instantie zijn dit de gemeenteraad en het schepencollege maar ook vergaderingen zoals het managementteam en de stafvergadering komen aan bod. In een verder fase zullen ook de adviesraden op deze manier plaatsvinden.

eDecision brengt heel wat veel voordelen met zich mee: zo zal de ecologische voetafdruk van de gemeente verminderen door het wegvallen van de papieren dossiers en is er geen bode meer nodig voor het rondbrengen van de verslagen naar de raadsleden. Daarnaast is het systeem volledig platformonafhankelijk waardoor je overal, met elk toestel, via een browser kan inloggen en de vergadering kan bekijken.

Ook worden alle verslagen op éénvormige wijze genotuleerd en zijn ze centraal en digitaal raadpleegbaar. Bovendien zijn de verslagen tijdens de vergadering al voor 90% klaar.

eDecision is het hart van de digitale organisatie, zowel de inrichting als de testen van het pakket hebben een half jaar in beslag genomen. Door het nieuwe pakket zijn ook de interne administratieve processen herbekeken en verder geoptimaliseerd.

Alle administratieve personeelsleden kregen een doorgedreven opleiding en om de gemeenteraad, het schepencollege en het managementteam digitaal te laten verlopen, werden tablets ter beschikking gesteld. Het pakket is één van de belangrijke pijlers in de verbetering van de digitale dienstverlening.

Andere voorbeelden hiervan zijn reeds het digitaal inschrijven voor de sportkampen, de buitenschoolse kinderopvang, digitale bouwaanvragen en digitale archivering van ingediende bouwplannen.

Dit jaar zal het gemeentebestuur Lummen ook starten met het ontwerpen van een nieuwe website waar de focus zal liggen op de uitwerking van een uitgebreid digitaal e-loket voor burgerzaken. De kostprijs voor het webplatform eDecision bedraagt 9.500 EUR (exclusief btw) per jaar (gemeente en OCMW).